کمیته اجرایی

کمیته  اجرایی: متشکل ازکار گروه هایی است، که توسط  دبیر اجرایی تعیین می شوند.
کمیته اجرایی حداقل باید دارای واحدهای زیر به صورت مستقل یا ادغام شده باشد و برای موارد زیر مسئول مشخص کرده باشد:

- تشکیل واحدهای عملیاتی کمیته اجرایی و انتصاب مسئولین مربوطه

- دبیرخانه: دبیرخانه مسئول انجام تمام هماهنگی های لازم مربوط به امور کنفرانس شامل دریافت و ارجاع مدارک، مکاتبات، ثبت نام، آماده سازی، تهیه و اقدام برای صدورو تحویل گواهی نامه های مربوطه است.

- ثبت نام و پذیرش

-  روابط عمومی ( که خود از شش  کارگروه 1. ارتباط با رسانه 2. کارگروه اطلاع رسانی3. کارگروه مستندسازی و سمعی وبصری4. کارگروه پشتیبان سیستم5. کارگروه  انتشارات 6. کارگروه ارزیابی تشکیل شده است )

- تدارکات و پشتیبانی

- امور مالی

نکته مهم : در کنفرانس های مختلف بر اساس ابعاد آن، یک نفر می تواند بیش از یک مسئولیت را عهده دار باشد.

ستاد اجرایی می تواند واحدهای دیگری نیز مانند واحدهای به شرح زیر داشته باشد:

- جلب مشارکت حامیان (اسپانسری)

- نمایشگاه

- کارگاه های آموزشی

- امور بین الملل (برای پاسخگویی به مخاطبان خارجی)

- اسکان و هتل

- حمل و نقل

- تنظیم برنامه اجرایی کنفرانس
- تعیین محل برگزاری کنفرانس و بازدید و بررسی امکانات و کمبودهای احتمالی آن
- تعیین محل اسکان مدعوین ویژه و بازدید و بررسی امکانات و کمبودهای احتمالی آن
- تعیین میزان وجه ثبت نام با در نظر گرفتن هزینه های برنامه و اعتبارات آن
- پیگیری و نظارت بر اجرای کلیه فعالیتهای مشخص شده جهت واحدهای عملیاتی کمیته اجرایی 

نکته مهم : حدود اختیارات و وظایف افراد باید به صورت مدوّن تهیه و به آنها ابلاغ شود.