دبیرخانه
دبيرخانه یکی از کاربردی ترین واحد های یک كنفرانس است که وظیفه اصلیِ تایپ، ثبت، ارسال و دریافت نامه را بر عهده دارد و دفتردارو در صدر آنها كارشناس مسئول (مدیر اجرائی کنفرانس ) از دیگر افراد مشغول به کار در این قسمت هستند.
شرح وظایفی از دبیرخانه را در زیر مشاهده میکنیم :
1- ثبت نام و پذیرش مقالات ، کدگذاری یا شمارگذاری و بخش بندی مقالات ، ارسال برای کمیته علمی و کمیته داوری
2- ارسال اطلاعيه اوليه كنفرانس به تمام مراكز تحقيقاتي ، سازمانها و اُرگانها
3- هماهنگي و تشکیل جلسات توجیهی کنفرانس برای اعضای کمیته ها.
4- ارتباط مستمر با دبيرکنفرانس به منظور هماهنگيهاي لازم با ساير کمیته ها (صدور ابلاغ برای عوامل اجرائی و پیگیری های مربوط به برگزاری کنفرانس )
5- ارسال فراخوان و پوستر به مراکز ذیربط مرتبط با کنفرانس
6- ارتباط با شركت ها براساس موضوع كنگره براي تشكيل نمايشگاه
7- دعوت از اعضاي هيئت علمي به منظور بررسي خلاصه مقالات
8- هماهنگي با کارگروه انتشاراتِ کمیته روابط عمومي در رابطه با توزيع كارتهاي دعوت
نظرات