آیا ایده ای برای برگزاری همایش دارید
اگر ایده ای برای برگزاری کنفرانس دارید، و به نظرتان مناسب است که چنین همایشی برگزار شود، باید توجه نمایید که اولین نکته برای برگزاری همایشهای رسمی، این است که این همایش باید توسط یک مرکز حقوقی برگزار گردد. اغلب کنفرانسها در ایران توسط انجمنها و دانشگاهها برگزار می شوند ولی تعداد از شرکتها نیز هستند که راسا همایش برگزار میکنند.
توجه نمایید که این موضوع با شرکتهای برگزار کننده همایش (conference organizer) اشتباه نشود. برخی از شرکتها وجود دارند که به صورت حرفه ای کنفرانسهای تعریف شده از سوی موسسات را اجرا مینمایند که به آنها conference organizer گفته می شود که در این پایگاه نیز به صورت کامل در این مورد صحبت خواهد شد.
اگر ایده ای برای یک کنفرانس دارید:
1- ابتدا بررسی نمایید که آیا این کنفرانس تاکنون در ایران برگزار شده است یا نه؟ بدین منظور تقویم کنفرانسهای کشور در پایگاه سیویلیکا جای خوبی برای آغاز جستجوی شما خواهد بود (http://www.civilica.com/Calendar.html)
2- اگر کنفرانسی در این زمینه برگزار نشده است، اگر وابسته به سازمان یا دانشگاه خاصی هستید، برای پایه ریزی مقدمات برگزاری کنفرانس، درخواست خود را به آن مرکز اعلام نمایید.
3- پیشنهاد برگزاری شما باید شامل موارد زیر باشد:
- موضوع کنفرانس پیشنهادی
دلیل اهمیت موضوع
سایر کنفرانسهای مشابه برگزار شده و تمایز کنفرانس پیشنهادی شما
نمونه کنفرانسهای برگزار شده یا درحال برگزاری در سطح بین المللی در خارج از کشور
منابع مالی احتمالی برای پشتیبانی برگزاری کنفرانس
بررسی صنعت و حوزه مربوطه از نظر میزان استقبال دست اندرکاران آن حوزه از کنفرانس به عنوان شرکت کننده
پیش بینی تعداد مقالات
دانشگاه فردوسی مشهد، در دستورالعمل خود برای برگزاری کنفرانسها، مراحل زیر را برای تصویب برگزاری یک کنفرانس ارائه می نماید:
1- وصول تقاضاي برگزاري همايش از طرف گروه آموزشي یا مركز تحقيقات در دانشگاه يا سازمان مربوطه به همراه تاييد انجمن مربوطه (در صورت همکاری با انجمنها برای برگزاری همایش) به معاونت پژوهشي دانشگاه با ذكر عنوان و نوع همايش و تاریخ برگزاری
2- درخواست برگزاري همايش در صورتي قابل طرح در شوراي پژوهشي دانشگاه خواهد بود كه همايش براي ارائه نتايج تحقيقات برگزار گرديده و داراي فراخوان مقاله باشد .
3- با توجه به اينكه در نظام ارزشيابي معاونت پژوهشي دانشگاه، هر همايش بين المللي 100 امتياز و همايش كشوري به ازاء هر روز 5 امتياز ( حداكثر تا سقف 100 امتياز در سال ) دارا مي باشد لذا همايش هاي بين المللي از اهميت و اولويت ويژه اي برخوردار هستند .
4- طرح موضوع در شوراي پژوهشي دانشگاه و تصويب كليات برگزاری، تاریخ و اختصاص بودجه. در این مرحله ممکن است از برگزار کنندگان دعوت شود جهت ارائه دلایل برگزاری همایش در جلسه شورای پژوهشی دانشگاه حضور یابند.
5- ابلاغ تصویب برگزاری همایش به برگزاركنندگان (پيشنهاد دهندگان همايش)
6- برگزاري جلسه هماهنگي داخلي همايش توسط برگزاركنندگان جهت تعيين دبير همايش ، دبيراجرايي و دبير علمي و پيشنهاد كتبي موضوع به معاونت پژوهشي
7- پيشنهاد دبير همايش و دبيران اجرايي و علمي همايش از طرف معاونت پژوهشی به رياست دانشگاه جهت صدور و ابلاغ حکم
8- برگزاري اولين جلسه هماهنگي با حضور معاون پژوهشي، دبير همايش، مدير روابط بين الملل و دبير اجرايي و علمي همايش به منظور تصميم گيري در خصوص :
الف: تعيين نام، تاريخ دقيق، مدت و نوع همايش(بين المللي، داخلي)، مكان دبيرخانه ، مكان برگزاري همايش
ب: بررسي چگونگي تامين و هزينه كرد منابع مالي همايش شامل نوع تعامل با سازمانها و حامیان خارج از دانشگاه
ج: بررسي رئوس وظایف کمیته اجرايي و نوع و چگونگي همكاري معاونت پژوهشي در برگزاري همايش
د: طرح و بيان پيشنهادات و تجربيات و توصيه هاي لازم در خصوص نحوه برگزاري هرچه بهتر همايش
9- انجام مكاتبات لازم جهت اخذ مجوز همايش هاي بين المللي از هيئت دولت توسط مدیریت روابط دانشگاهی و بين الملل
صدور احكام اعضاي كميته هاي علمي و اجرايي همايش توسط دبير همايش
نظرات